Može li edukacija unutar tvrke biti i prednost tvrtke?

Obučavanje ljudi u tvrtki je problem za tvrtku.

Koliko god to bilo teško priznati, pogotovo sa pozicije nekoga tko konstantno radi u edukaciji, obučavanje ljudi koji se nalaze u tvrtki ili uvođenje novog čovjeka u posao, je rak rana za većinu tvrtki. Konstantno povećavanje zahtjeva u poznavanju novih tehnologija, pred edukaciju je počelo postavljati skoro pa nemoguće zahtjeve. Tvrtka s jedne strane želi skratiti period koji je potreban nekome da počne obavljati svoj svakodnevni posao u skladu sa normama i zahtjevima tvrtke, dok sa druge strane, čovjek uči svojim tempom koji se više ili manje razlikuje. Dobro, kao i za većinu stvari u poslovnom svijetu, i za to postoji prosjek. Ako ste uspjeli osobu osposobiti za svakodnevni posao za 6 mjeseci, onda ste to napravili ekspresno brzo. Ako ste ga uspjeli osamostaliti za godinu dana, još uvijek ste to napravili brzo, ali ne posebno. Zašto jedna takva stvar predstavlja problem za tvrtku? Pa vrijeme je novac, a čovjek vas košta od momenta kada je došao u tvrtku, tako da svaka tvrtka računa da prvih 6 mjeseci uvođenja novog čovjeka, on za nju predstavlja samo trošak. Ne čini vam se tako? Hmmmm..

Pročitajte i druge interesantne članke

Cilj tvrtke je imati čovjeka sposobnog za posao u što kraćem roku

U svrhu rasprave u ovome članku, upotrijebit ćemo jedan primjer koji je poznat svakoj tvrtki. U njemu nećemo raditi razliku između čovjeka koji je već radio taj posao van tvrtke, i  zaposlenika koje je radio u tvrtki, ali na nekom drugom mjestu. Može vam se učiniti čudno, no velike razlike u troškovima za tvrtku nema.
Recimo da se tvrtka odlučila pojačati prodaju. Bez obzira da li se radi o akviziterstvu ili o klasičnoj prodaji preko telefona, weba ili nečeg sličnog, prodaja je zahtjevan, dinamičan, složen, nimalo jednostavan posao. Znanja koja čovjek mora imati često nisu vezana samo za poznavanje funkcija samog proizvoda, nego i za međuljudsku komunikaciju kao i za pravila same prodaje u tvrtki. Ta pravila su skoro  uvijek specifična za svaku tvrtku i nikada se ne prenose van nje.
Cilj je tvrtke imati čovjeka koji je sposoban samostalno prodavati u što kraćem roku. Procijenit ćemo da nam za to treba barem 6 mjeseci (u tvrtkama koje se ne bave visokom tehnologijom ovaj rok je svakako kraći). Recimo da tvrtka želi primiti voje ljudi na taj posao. Napravila je natječaj i želi izabrati 2 najbolja od recimo 4 kandidata, kojima će dati priliku. Tradicionalno se ljudima ponudi ugovor na određeno vrijeme. To, dakako, ne znači da im tvrtka neće morati isplatiti plaću ili namiriti državu. Koliko to zapravo tvrtku košta?

Zbog jednostavnosti primjera recimo da je tvrtka predvidjela plaću od 5 000 kn mjesečno. To znači da 1 čovjek tvrtku u 6 mjeseci košta 50 000 kn sa davanjima državi. 4 takva čovjeka tvrtku koštaju 200 000 kn u 6 mjeseci, a to su troškovi samo za davanja i plaću.Ako nakon 6 mjeseci tvrtka nije u stanju procijeniti njihovo znanje, onda u pravilu ima 2 izbora. Jedan je da otpusti sva 4 čovjeka i krene ispočetka, a drugi je da ostavi jednog ili 2 koji su se pokazali bolji od ostalih, i da im da šansu na još 6 mjeseci, nadajući se da su usvojili dovoljno da mogu samostalno obavljati posao. U pravilu tvrtke izabiru 2. opciju, jer nakon 6 mjeseci više nemaju dovoljno niti financijskih zaliha, niti živaca za ponovno uvođenje. Ako se nakon godine dana pokaže da je jedan od njih zadovoljio zahtjeve, tvrtka trlja ruke ne razmišljajući koliko je već potrošila. Ukupno ju je ta avantura koštala 200 000 kn prvih 6 mjeseci i još 100 000 kn drugih 6 mjeseci, samo za plaće i doprinose. I ono što je najgore od svega, nakon godinu dana tvrtki i dalje nedostaje jedan čovjek u prodaji. Ako tu ubrojimo eventualnu posebnu edukaciju koju je tvrtka platila, vrijeme drugih zaposlenika koji su pomagali u uvođenju, a koje je tvrtka također platila, troškovi se penju sve više i više.

Porazna činjenica leži u tome da tvrtka i dalje ne zna kojim sve znanjima raspolaže taj čovjek, niti da li su ona dovoljna za samostalnu prodaju i da li postoje područja u kojima bi bilo pametno čovjeka doeducirati i sl. Najčešće je procjena da li je netko sposoban obavljati neki posao ostavljena na leđima njegovog nadređenog. No, u tom slučaju govorimo o subjektivnoj procjeni koja može, ali i nemora biti točna. Možda je i Vaša tvrtka jedna od par sretnih tvrtki koja ima upravo takvu osobu koju nos još nikada nije prevario. Ja osobno više vjerujem nekim konkretnim pokazateljima. Nazovite to profesionalnom deformacijom, ali testiranje znanja po mom mišljenju, je i dalje jedini pravi pokazatelj napredovanja neke osobe. Pri ovoj tvrdnji moram naglasiti da testiranja ne moraju imati samo pismeni oblik, iako je u ovom slučaju taj oblik najprimjereniji.

Provjera znanja je samo dio procesa edukacije?

Ipak, kao što i svaka tvrtka koja je pokušala takvu edukaciju sprovesti u dijelo zna, provjera znanja je samo dio tog procesa, jer on je zapravo dvosmjeran. Onoliko koliko tvrtka daje u dostupnim resursima, toliko brzo će dobiti povratnu informaciju što se događa sa znanjem koje ti resursi sadrže. Ta činjenica je veliki problem za sve sudionike tog procesa. Zašto? Zato što tvrtka sa jedne strane često nema dovoljno raspoloživih resursa za provedbu edukacije. Odnosno, točnije bi bilo reći, ima, ali toga nije svjesna, jer su ti resursi razbacani unutar raznih odjela tvrtke, te se nalaze u različitim fasciklima za koje zapravo nitko nezna gdje su. Također veliki dio resursa se predaje tzv. usmenom predajom unutar tvrtke. Takav resurs je apsolutno najskuplji resurs kojeg tvrtka posjeduje. On je nedostupan onog momenta kada je zaposlenik koji ga posjeduje nedostupan iz bilo kojeg razloga, a njegovo korištenje tvrtku košta onoliko koliko je koštaju sati zaposlenika kod kojeg se takav resurs nalazi, kao i zaposlenika koji takav resurs koristi.

Edukacija kao oružje u rukama menagementa i zaposlenika

Po mojem mišljenju, proces edukacije unutar tvrtke trebao bi tvrtki omogućiti da recimo u gore navedenom primjeru bolje i kvalitetnije prati čovjeka kojeg želi zaposliti. Proces bi trebao biti postavljen na takav način da drastično skrati vrijeme odluke kojeg od potencijalnih zaposlenika ostaviti, a kojeg ne. Također po mojem mišljenju, to je moguće naopraviti samo i isključivo provjerom znanja zaposlenika, bez obzira na formalni način provedbe te provjere. Moram naglasiti da je testiranje jedan od najčešćih oblika provjere znanja, no različite radionice, zadaci ili slično poslužit će u nekim situacijama još i bolje. I iako se kod nas zna javljati otpor kod zaposlenika pri pokušajima provjere naučenog, provjera je zapravo alat u njihovim rukama, kao i u rukama menagementa. Prepoznati dobrog radnika, onog koji je zaiteresiran za posao te ga obavlja na najbolji mogući način nije lagano, a njegovo zadržavanje u tvrtki zahtjevno. No i kod provjere znanja treba biti oprezan. Jedna je stvar što bi se u provjeri smjelo nalaziti samo ono što se nalazi i u  resursima dostupnim zaposleniku, a sasvim različita stvar je mjerodavnost te provedbe. Isto tako koliko ona može biti poticajna, provjera može biti i destimulirajuća za osobu koja joj pristupa, pa u tom slučaju može tvrtki dati potpuno iskrivljenu sliku o znanju osobe koja se testira. Stoga, da bi bila mjerodavna i dala uvid u stvarno znanje neke osobe, provjera znanja ne smije se shvatiti olako. Njezina provedba i osmišljavanje moraju biti pripremljeni na određeni način. To može napraviti samo osoba koja ima znanja o samom procesu učenja.

Takvim pristupom zaposlenik dobiva zasluženo priznanje za rad, a tvrtka zaposlenika koji je spreman još bolje raditi svoj posao. No na ovaj način se razotkrivaju i oni zaposlenici koji su nemotivirani za rad u tvrtki, i koji nisu tvrtki korisni na način na koji bi mogli biti da su motivirani.Često je kod takvih zaposlenika problem u savladavanju novih normi koje je tvrtka odlučila uvesti, ili u sve većim zahtjevima njihovog radnog mjesta. U svakom slučaju provjerom znanja tvrtka je u mogućnosti utvrditi da problem postoji i da treba reagirati. Provjerom poznavanja normi i standarda unutar tvrtke, dodavanjem dodatnih materijala za savladavanje normi, ili promjenom sadržaja na neki od novih, zanimljivijih medija, takve zaposlenike može motivirati da svoj posao shvate ozbiljnije, ili da potraže neko drugo radno mjesto. Zato edukaciju i u krajnjoj liniji certifikaciju koju ona povlači, treba gledati kao oružje u rukama kako managementa tako i samih zaposlenika.

Gdje su benefiti za tvrtku?

Benefiti za tvrtku mogu biti veliki. Recimo da je tvrtka u našem primjeru nakon 3 mjeseca mogla ocijeniti da 2 ljudi sigurno neće zadovoljiti njezine uvijete, smanjila bi trošak za 100 000 kn samo za plaće i doprinose. A da je nakon dodatnih 3 mjeseca mogla procijeniti da još jedan zaposlenik neće zadovoljiti uvjete, uštedila bi dodatnih 25 000 kn samo za plaće i doprinose. Također, dobila bi jednog čovjeka za kojeg je procijenila da može zadovoljiti njezine uvjete.Uz to tvrtka bi zapravo uštedila oko 150 000 kn samo na plaćama i doprinosima. Tako bi za traženje novog čovjeka još uvijek bila 6 mjeseci u prednosti u odnosu na slučaj kada nije imala postavljen proces edukacije.

S druge strane, da bi proces edukacije mogao donositi tvrtki takve benefite, ona bi morala centalizirati i standardizirati, sve one resurse koji su potrebni da bi netko mogao naučiti kako obavljati svoj svakodnevni posao samostalno. Na taj način bi potrebni resursi postali dostupni upravo onome kome su i najpotrebniji. Također, to bi tvrtki omogućilo da može provoditi provjere znanja. Ovakav pristup je zahtjevan za tvrtku samo u koraku uspostave takve edukacije. Održavanje takvog sustava danas je jednostavno i lagano.

Edukacija unutar tvrtke ne mora biti skupa

Osnovni razlog zašto se takva edukacija, a s njom i certifikacija, ne provodi je uvriježeno mišljenje da je ona skupa. Skupa u vremenu zaposlenika, skupa u vremenu tvrtke i ponajviše skupa u provedbi i pripremi. Pojava interneta i novih tehnologija omogućila je da edukacija unutar tvrtke više ne mora biti niti skupa niti nedostupna, nego upravo suprotno. Kako je internet dostupan svakome, na bilo kojem mjestu u bilo kojem trenutku, tako je moguće da i edukacija unutar tvrtke bude dostupna svima unutar tvrtke u bilo kojem trenutku na bilo kojem mjestu. Kao što je pojava mobitela donijela revoluciju u poslovanju tvrtki, tako je pojava novih alata napravila pravi bum u poslovnoj edukaciji.

Moram naglasiti da tranzicija same edukacije na novonastalu situaciju nije bila ni lagana ni jednostavna. Ona je rezultat novih koncepata, primjena raznih tehnologija na potpuno nov i inventivan način. Prilagodba na nove tehnologije kao što je mulitmedija i live streaming doveli su do potpuno novog shvaćanja procesa usvajanja znanja. Kako se dužina trajanja predavanja morala skratiti nekoliko puta, tako se morao skratiti i način na koji se želi prenijeti poruka, a da ona i dalje bude shvaćena u cijelosti. To nije uvijek jednostavno i zahtijeva stručnost i otvorenost za nove ideje i primjene.

I za kraj...

Edukacija u tvrtki ne bi smjela biti prepuštena samo inicijativi zaposlenika. Prvenstveno zato što je to postalo preskupo. Novac je vrijeme, a vrijeme je ograničeno. U ovo doba poslovanja kada se tvrtke nalaze na različitim lokacijama, edukacija unutar tvrtke može pomoći da tvrtka stvori ne samo zadovoljnog zaposlenika, nego i svoju globalnu radnu snagu. Centralizacija i "standardizacija" onog znanja koje tvrtka zahtijeva, a koje je specifično samo za nju, te provjera tog znanja, može pomoći zaposlenicima u prijelazu sa jednog radnog mjesta na drugo, smanjujući vrijeme potrebno za uvođenje i prilagodbu na novi posao. Također, to značajno može smanjiti vrijeme uvođenja novog čovjeka u posao, te mu na taj način omogućiti da ga lakše, brže i bolje obavlja, a da ništa od toga nemora biti na uštrb drugih zaposlenika u njegovoj okolini, pa ni same tvrtke. Time tvrtka može povećati produktivnost i učinkovitost ne samo svojih zaposlenika nego i same sebe. To sa druge strane može značiti upravo onaj dio koji je tvrtki nedostajao da bude ispred svoje konkurencije.

Sjetite se, danas je znanje na dlanu.

Nives Bačun Lebarović prof.mat.fiz.
voditelj internog i korisničkog školovanja