ERP u graditeljstvu i srodnim djelatnostima

U današnjim zaoštrenim uvjetima poslovanja, graditelj nema mnogo manevarskog prostora. Izlaznu cijenu  mu određuje tržište, a ulaskom u Evropsku Uniju, za očekivati je da će se uvjeti zaoštriti. Jedini segment na koji ima utjecaja jesu vlastiti troškovi. To znači da ih mora pratiti. No samo praćenje  nije dovoljno. Da bi troškove zadržao u okvirima koji jamče profit, mora ih konstantno uspoređivati sa planiranim vrijednostima. A to prije svega znači da mora planirati. Temeljna zadaća ERP sustava stoga mora biti u funkciji uspostave regulacijskog kruga planiranje - praćenje - usporedba - alarm. Olakšanje rada sudionika ovdje ima samo sekundarnu važnost.

Pročitajte i druge interesantne članke

Nije svaki "ERP" - ERP: zašto računovodstvo nije dostatno?

ERP (Enterprise Resource Planning: planiranje resursa na nivou tvrtke) već u svom nazivu pokazuje zašto većina današnjih "ERP" sustava u stvarnosti nisu ERP sustavi. U nazivu je ključna riječ planiranje, koje nema značenje planiranja radi planiranja, nego treba biti temelj za uspostavu regulacijskog kruga nadzora nad troškovima, odnosno alarmiranja u momentu kad još možemo spriječiti nastajanje dodatnih troškova. Ukoliko graditelj ostvari prekovremene sate na gradilištu, a to se evidentira tek na kraju mjeseca, prilikom obračuna plaće, tada ih može samo platiti. ERP sustav bi trebao omogućiti da je već u tijeku mjeseca jasno da dolazi do prekovremenih sati (ili čekanja koje će kasnije izazvati prekovremene sate) kako bi se drugačijom organizacijom rada postiglo da do takvih prekovremenih sati ne dođe. Nadalje, u nazivu ERP, druga ključna riječ jest planiranje resursa, dakle ne samo financijskih resursa, nego ljudi, materijala, strojeva, koordinacija vremena. Današnji sustavi uglavnom rade planiranje na temelju očekivanih financijskih vrijednosti u periodima, na temelju kojih se rade "analize" na temelju računovodstvenih podataka. To je, međutim, pogrešno. Tako evidentirani troškovi predstavljaju posljedicu događaja koji su se dogodili davno ranije, a takve analize predstavljaju obdukciju. Na kraju, Enterprise tj. planiranje resursa na nivou tvrtke, znači da je potrebno obuhvatiti sve odjele tvrtke, a ne samo računovodstvo. ERP sustav, dakle, mora objediniti podatke ne samo na nivou računovodstva ili računovodstvenih isprava, nego mora povezati i ponudbene kalkulacije, događaje na gradilištu, nabavu, upravljanje strojevima, upravljanje zadacima i ljudima, komercijalu, prijamni ured, vođenje projekata, planiranje i računovodstvo.

Računovodstvene aplikacije, bez obzira na njihov nesporni značaj u životu jedne tvrtke, nisu ERP sustav, bez obzira koliko su međusobno povezane. Podaci koje računovodstvo može dati, kao i analize koje proizlaze iz toga, neminovno su toliko zastarjeli, da na temelju njih nije moguće upravljati svakodnevnim poslovanjem. Neki procesi su sami po sebi "mjesečni" (kao na pr. obračun plaće) pa nikako ne mogu dati stanje unutar mjeseca. Drugi pak podaci, toliko kasne u računovodstvo, da su zastarjeli neovisno o ažurnosti djelatnika u računovodstvu. Radeći analize kod jednog našeg korisnika, ustanovili smo da je prosječno kašnjenje podataka u skladišnom poslovanju 28 dana (iako su sva skladišta opremljena računalima). To znači, da su u računovodstvu istog dana evidentirani jedan dokument od jučer i jedan dokument star mjesec dana. Naravno da takva evidencija ne može dati upotrebljive podatke. Poraznija je, međutim, činjenica da je u toj tvrtki 67% svih dokumenata kasnilo više od zakonskog maksimuma od 7 dana, i da je prosječno kašnjenje tih dokumenata bilo  56 dana.

Prema istraživanju Aberdeen Group ("The 2007 ERP in the Mid-Market Benchmark Report") ERP sustav bi trebao sadržavati 24 modula. Osim već uobičajenih Glavne Knjige, Saldakonti kupaca i dobavljača, Skladišno materijalnog, Plaća i Osnovnih sredstava, u tom dokumentu se navode i Upravljanje projektima (Project Management), Upravljanje odnosima s partnerima (CRM), Nabava,  Upravljanje i praćenje prodaje i marketinga, Planiranje resursa (Capacity Requirements Planning), Upravljanje događajima (Event Management), Upravljanje osnovnim sredstvima (Enterprise Asset Management), Upravljanje tijekovima događaja (Workflow Management) itd.

Može li se napraviti ERP od modula različitih dobavljača

Može. No uz povećane troškove. Do sada nismo mogli ovaj izraz pretvoriti u kune. Na sreću, ovi problemi muče i naprednije ekonomije. 2004 godine, Američki Nacionalni Institut za Standarde i Tehnologiju (National Institute of Standards and Technology - NIST) objavio je rezultate studije koji pokazuju da je to povećanje troškova cca 3,7% ukupne cijene projekta. Detaljnije o toj studiji moguće je pronaći na adresi www.carpio.hr/html/nepovezanost.html, na kojima se nalazi i link na originalni dokument od 200 strana objavljen pod brojem brojem GCR 04-867.

Povećani troškovi nisu jedini problem ovakvih hibridnih rješenja. Razvoj takvih rješenja najčešće idu u različitim smjerovima, jer su i interesi različitih dobavljača različiti. Takva rješenja neminovno moraju "razmjenjivati" podatke, a to pak znači da se na temelju takvih razmjenjenih podataka ne može uspostaviti kontrola između pojedinih modula, pa oni u stvarnosti nisu "integrirani" nego nastavljaju svakodnevnim radom bez kontrole. Osim dodatnog programiranja "veza" između modula (dodatnih troškova), praktički nitko ne programira "povratne informacije" na temelju kojih bi bilo moguće ograničiti (ili kontrolirati) ponašanje modula pošiljaoca. Jednog dana svi ti podaci ipak nekako dospiju u računvodstvo (elektronskim putem, ručnim upisom itd) pa se može kontrolirati što je u prošlosti pošlo u krivo, no time nije moguće utjecati na nastajanje troškova.

U graditeljskim tvrtkama je najčešće moguće sresti "integrirana" rješenja za izradu ponudbenih kalkulacija / obradu troškovnika i računovodstva. Pri tome, velik broj "standardnih" normativa daje privid upravljanja građevinskim dijelom poslovanja, a računovodstveni dio privid upravljanja troškovima. Normativi, međutim, predstavljaju samo uprosječene, strukovno priznate vrijednosti, a ne stvarne troškove izrade objekta. Stvarni troškovi izrade moraju biti stavljeni u kontekst vremena, jer vrijeme izrade najviše utječe na troškove. Projekt mora biti završen ne samo na vrijeme, nego i u okviru planirane vrijednosti. Prema objavljenoj studiji prof. B. FLYVBJERG (više o tome na našim stranicama www.carpio.hr/html/profit_u_graditeljstvu.html) troškovi takvog "internog" kašnjenja penju se i do 12% ukupne cijene projekta. Bez uspostave kruga kontrole prema ostalim dijelovima tvrtke, ovakva rješenja za obradu ponuda predstavljaju samo tablične kalkulatore na steroidima.

Sustav CarpioERP

25 godina razvoja omogućile su sustavu carpio uspostavu sustava integriranog upravljanja i nadzora nad svakodnevnim poslovima i suradnicima, alarm prekoračenja, upravljanje vremenima i rokovima, te upravljanje događajima vezanim uz partnere. Sustav pokriva cijeli proces građenja, od analize ponuda, do operativnog praćenja te usporedbe za mrežnim planom i kalkuliranim količinama, CRM, nabavu, rezervacije osnonvih sredstava i ekipa, interne radne naloge, prijamni ured i koordinaciju. Koristeći najnovije svjetske metode upravljanja projektima - upravljanje ostvarenim vrijednostima (Earned Value Management - EVM), sustav izračunava indeks performansi troškova (Cost Performance Index - CPI), vremenski indeks izvođenja (Schedule Performance Index - SPI), odstupanje troškova (Cost Variance - CV) i vremensko odstupanje (Schedule Variance - SV), kao i ostale indikatore uspješnosti projekata na temelju operativnih podataka.

Obzirom da se radi o jednom sustavu, jedinstvenoj bazi, integracija je "stvarna". Činjenica da se "podatak unosi samo jednom" manje je važna od činjenice da podaci iz jednog modula kontroliraju podatke u drugom, jer se radi o istom podatku koji je vidljiv iz različitih modula.

Ovime rukovodstvo dobiva infrastrukturu za operativno upravljanje procesima proizvodnje i polugu za uspostavu regulacijskog kruga upravljanja troškovima. Na njima ostaje uložiti potreban organizacijski napor da uspostava sustava bude brza i uspješna.

Dinko Bačun dipl.ing.