|
U klasičnim informacijskim sustavima, podaci se knjiže u glavnu knjigu iz koje se zatim razvrstavaju (automatski ili ručno) u različite analitike. Ovakav pristup, najlogičniji sa stanovišta računovođe, ima lošu osobinu da kompletan teret upisa podataka pada na računovodstvenu službu (na što se troši velik dio vremena), a podatak se ne vidi u informacijskom sustavu sve dok nije zaveden u računovodstvu. Obzirom da su ostale službe rijetko ažurne sa dostavom dokumentacije u računovodstvo, ispada da je računovodstvo neažurno.
Naš sustav također može funkionirati na takav način. Međutim, u stvarnom životu, podaci nastaju izvan računovodstva, u ostalim službama, pa je naš sustav dizajniran tako da koristi te podatke. Računovodstveni djelatnici preuzimaju takve gotove podatke i na njima rade svoj dio posla, isto kao što bi u stvarnosti uzeli ulazni račun u ruku i na njemu dopisali dugovni i potražni konto. Ovime računovodstveni djelatnici prestaju biti upisivači podataka, nego rade računovodstveno usmjeravanje podataka, što bi im i trebala biti osnovna zadaća. Ove činjenice pak znače, da se podaci upisuju u analitike, iz koje iz računovođe prebace podatke u glavnu knjigu. Glavna knjiga je ujedno i posljednja stanica za podatak, koji iz glavne knjige ide jedino u arhivu. Dakako, prije samog knjiženja, knjigovođa će uvijek imati mogućnost intervencije.
|
